Del dine dokumenter på flere computere
Hvis man bruger computere ofte, vil man også tit komme ud for, at man har brug for samme dokument på flere forskellige dokumenter.
Det kan være, der kun er en computer, der kan printe, det kan være en anden person skal læse nogle tekster igennem eller det kan bare være, man har flere computere, man gerne vil kunne arbejde fra.
Uanset hvad er dokumentdeling en oplagt mulighed, da det betyder, du ikke behøver have bøvl med at sætte usb-stick i computeren eller sende e-mails til dig selv – du vil let og hurtigt kunne få adgang til dokumenter fra flere computer, og du kan også give venner, kolleger eller familie adgang til relevante dokumenter og mapper.
Der er flere gode måder, man kan dele dokumenter på, men to af de smarteste og mest brugte er Dropbox og Google Docs. De har hver især deres fordele:
Dropbox
Dropbox er et program, du installerer på din computer. Du skal oprette en bruger i Dropbox, og den bruger kan du koble på flere computere, hvis du har behov for det. Når programmet er installeret opretter det en Dropbox mappe, hvor du kan have de dokumenter, du vil dele med andre computere eller brugere.
Det ligner enhver anden mappe på computeren, men når du gemmer billeder, dokumenter eller andre filer i din Dropbox mappe lægger programmet filerne op på internettet – når du herefter tænder en anden computer, som du via Dropbox har givet adgang til mappen, henter programmet automatisk filen ned fra internettet – den oprindelige computer behøver altså ikke være tændt for at have adgang til filen.
Det er ligeså let at gemme i din Dropbox mappe som enhver anden mappe, så når først programmet er installeret er det meget let at bruge, og så længe du har forbindelse til internettet, vil du ikke støde på tekniske problemer efter installationen.
Hvis ikke du har givet en person adgang til mappen, kan han på ingen måde finde frem til dine filer – der er dog en mappe, hvor du kan lægge filer i, som du kan få direkte links til – det kan være praktisk, hvis du skal sende e-mails med meget store filer, som billeder i god kvalitet eller lignende.
I din Dropbox mappe kan du også oprette undermapper. Du kan lave alle dem du vil, og du kan dele dem med andre Dropbox brugere, så undermappen også bliver en del af deres Dropbox undermapper. Brugeren får naturligvis kun adgang til de undermapper, du har delt med ham eller hende.
Vær dog opmærksom på, at hvis du lægger store filer i din Dropbox mappe, skal du også bruge rigtigt meget data både på at uploade og downloade filen – derfor skal du være forsigtig, hvis du har mobilt bredbånd.
En ulempe ved Dropbox er, at to personer ikke kan redigere i samme fil på samme tid – man kan godt se filen på samme tid, men hvis to personer har filen åben og begge gemmer ændringer, vil Dropbox oprette to forskellige versioner, og hvis man kun har rettet et par sproglige fejl, kan det være meget svært at finde frem til ændringerne.
Der er som udgangspunkt en kapacitetsgrænse på 2 GB. Du kan opgradere til mere plads, men det er temmelig dyrt – den mindste pakke koster 10 dollars eller lidt over 50 kroner om måneden, men så har du også 50 GB. Men så længe du kun deler dokumenter er det rigeligt med 2 GB – vil du dele nogle hundrede billeder i god kvalitet, kan du til gengæld hurtigt nå grænsen.
Google Docs
Google Docs adskiller sig fra Dropbox ved, at hele systemet er på en hjemmeside – du henter kun filerne ned, når du aktivt åbner filen. Du opretter en bruger på Google (eller logger ind med den, du allerede har – eksempelvis hvis du har Gmail). Herefter vil du have et menupunkt, der hedder dokumenter, når du er logget på Google.
Hvis ikke det er der, vil du kunne finde det på en liste, når du trykker “mere”. Her kan du oprette dokumenter, regneark eller lægge filer op på Googles servere.
Ligesom med Dropbox kan du dele dokumenterne med andre brugere.
Fordelen ved Google Docs er, at flere personer kan redigere i samme dokument på samme tid, hvis man opretter et Googledokument. Man kan endda se, hvad de andre personer laver, når de er i dokumentet, og der er en funktion, så man kan skrive tekstbeskeder til hinanden, så man let kan diskutere eller kommentere arbejdet.
Det er altså markant lettere at arbejde samtidig gennem Google Docs i forhold til Dropbox.
Til gengæld er det mere besværligt at lægge word-filer eller billeder på Google Docs. I det hele taget kræver Google Docs en anelse mere teknisk indsigt – men omvendt går det nogenlunde let, når det sidder på rygraden.
Du har kun 1 GB plads på Google Docs – til gengæld er det ikke specielt dyrt at opgradere til mere plads – for 5 dollars om året eller cirka 25 kroner kan du få 20 GB ekstra.
